Kurzfassung

Das Projekt eAkte führt eine elektronische Sortenakte für Sortenschutz- und -zulassungsverfahren im Bundessortenamt ein.

Projektbeschreibung

"Das gegenwärtige Verfahren der Antragstellung für den Sortenschutz und die Zulassung von Pflanzensorten verläuft entweder papierbasiert oder unter Nutzung eines elektronisch signierten Formulars. Der Antragsteller konnte sich bisher Formulare aus dem Internet herunterladen und am PC ausfüllen. Danach wurden die Anträge, die bis zu 30 Seiten lang sein können, ausgedruckt, unterschrieben und an das Bundessortenamt versandt. 15 Prozent aller eingereichten Anträge waren fehlerhaft und verursachten zusätzlichen Arbeitsaufwand für Rückfragen. Die Sortenakte, bestehend aus den Antrags- und Verfahrensunterlagen, wird derzeit bis zur Löschung der Sorte geführt und danach in Papierform archiviert. Das künftige Verfahren ist dadurch gekennzeichnet, dass Medienbrüche vermieden werden. Die Nutzung der qualifizierten „digitalen“ Signatur durch den Antragsteller sowie die elektronische Aktenführung in einem Dokumenten-management- und Vorgangsbearbeitungssystem (DMS/VBS) sind dafür wichtige Voraussetzungen. Das signierte Dokument wird einschließlich aller Anlagen elektronisch an das Bundessortenamt übertragen und in die elektronische Akte mit den entsprechenden Nachweisen übernommen. Über einen mit dem Dokument druckbaren Barcode können die Daten der auf Papier eingereichten Anträge elektronisch ausgelesen und weiterverarbeitet werden.

Folgende Resultate sind zu erwarten:

• Die Bearbeitungszeiten für die Anträge werden verkürzt und die Zusammenarbeit mit den Antragstellern wird durch die automatische Prüfung der Formularinhalte verbessert.
• Das Bundessortenamt wird durch die Ablösung der erneuten Datenerfassung und durch die Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung deutlich entlastet."

(Quelle: http://www.cio.bund.de/cln_164/SharedDocs/Projekte/2009/Portfolio/elektr...)